プライバシーポリシー

株式会社票簿会計センター（以下「当社」といいます。）は、入試分析システム「Newtion」（以下「本サービス」といいます。）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関係法令、ガイドライン等を遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定め、適切な運用・管理に努めます。

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第１条　個人情報の定義

本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に定める個人情報をいい、生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス等により特定のエンドユーザーまたは担当者等を識別できる情報（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定のエンドユーザー等を識別することができることとなるものを含みます。）を指します。

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第２条　個人情報の取得方法

当社は、以下のような方法で個人情報を適正かつ適法に取得します。

１ ユーザーから直接取得する方法

本サービスの利用申し込み、問い合わせフォーム、セミナー・イベント参加申し込み、各種アンケート等を通じて、契約者（学校法人等）の担当者様および利用申込者様の個人情報を取得します。

２ 契約者からの委託により取得する方法（受託個人情報）

契約者が本サービス内に登録・連携・保存するデータ（受験者の基礎情報、出願情報、成績・調査書情報、イベント参加履歴、アンケート結果、合否判定情報、学籍・学費支払情報等）に含まれる受託個人情報を取得します。

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第３条　個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内でのみ利用します。法令に定めがある場合を除き、ご本人の同意を得ることなく、目的外利用を行うことはありません。

１ 当社が直接取得する個人情報（契約者担当者様・お問い合わせ者様等の情報）

⑴ 本サービスの提供、運用、アカウント管理および本人確認のため

⑵ 利用料金の請求、決済および支払管理のため

⑶ 本サービスに関するメンテナンス、重要なお知らせ、規約変更等の通知のため

⑷ 本サービスに関する問い合わせ、サポート依頼への対応のため

⑸ 当社の新機能、新サービス、セミナー・イベント等のご案内のため

⑹ 当社のサービスの企画・開発・改善およびマーケティング分析のため

２ 契約者から委託された個人情報（受託個人情報）

当社は、本サービスにおいて契約者（学校法人等）から受託した受験者・保護者等の個人情報について、個人情報保護法第27条第5項第1号に基づく受託者として、以下の目的（本サービスの提供に必要な範囲）においてのみ取り扱います。

⑴ 本サービスのシステム機能（広報活動管理、入試管理、合否判定処理、入学手続き管理、各種帳票出力・エディット等）の提供のため

⑵ 契約者からの問い合わせ対応および操作サポート実施のため

⑶ 本サービスのシステム維持、障害対応、セキュリティ管理、および不具合の調査・復旧のため

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第４条　個人情報の安全管理措置

当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、個人情報保護法および関係法令等に従い、必要かつ適切な組織的、人的、物理的、および技術的な安全管理措置を講じます。

１ 組織的安全管理措置

⑴ 個人情報の取扱いに関する責任者を設置し、報告・連絡体制を整備しています。

⑵ 個人情報の取扱い状況について、定期的な自己点検や内部監査を実施しています。

２ 人的安全管理措置

⑴ 従業員に対して、個人情報の取扱いおよびセキュリティに関する定期的な教育・研修を実施しています。

⑵ 全従業員との間で、秘密保持に関する誓約書を締結しています。

３ 物理的安全管理措置

⑴ 個人データを取り扱う区域への入退室管理および制限を行っています。

⑵ 個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難・紛失等を防止するための措置を講じています。

４ 技術的安全管理措置

⑴ アクセス制御を実施し、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

⑵ 外部からの不正アクセスおよび悪意あるソフトウェアから保護する仕組み（暗号化、ファイアウォール、WAF等）を導入しています。

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第５条　個人情報の第三者提供

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供・開示いたしません。

⑴ ご本人の同意がある場合（ただし受託個人情報については委託元である契約者の同意）

⑵ 法令に基づく場合

⑶ 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

⑷ 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

⑸ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

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第６条　業務委託および再委託

当社は、本サービスの提供および業務運営の上で必要な範囲において、個人情報の取扱いの全部または一部を第三者（クラウドインフラ事業者、 サーバー保守事業者等）に委託・再委託する場合があります。この場合、当社は十分な個人情報保護水準を満たしている委託先を選定し、契約等により適切な監督および安全管理措置を課すものとします。

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第７条　統計データおよび匿名化データの作成・利用

当社は、本サービスにおいて取得した個人情報または登録データについて、特定の個人を識別できないよう適切に加工（匿名化・統計化）したデータを作成することがあります。当該加工後の統計データ・分析データ・システム学習用データ等については、個人情報に該当しないものとし、当社はサービスの品質向上、新機能開発、AI分析モデルの精度向上、マーケティング分析等のために、制限なく利用・公表できるものとします。

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第８条　Cookie（クッキー）およびアクセス解析ツールの利用

１ 本サービスのウェブサイトでは、ユーザーの利便性向上、セッション管理、およびアクセス状況の把握・改善のためにCookieおよびこれに類する技術を使用することがあります。

２ ユーザーはブラウザの設定を変更することにより、Cookieの受取りを拒否することができます。ただし、Cookieを無効化した場合、本サービスの一部機能が正常にご利用いただけなくなる場合があります。

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第９条　保有個人データの開示、訂正、利用停止等の手続

１ 当社が直接取得した個人情報について

ご本人またはその代理人から、当社が保有する個人データの開示、内容の訂正、追加若しくは削除、利用の停止若しくは消去、第三者提供の停止、または第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）のお申し出があった場合、ご本人確認を行った上で、法令に従い速やかに対応いたします。下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。

２ 受託個人情報（Newtion内に保管されている受験者・保護者等のデータ）について

当社が本サービスにおいて契約者（学校法人等）から受託している個人情報については、当社には開示等の権限がありません。受験者・保護者等の皆様からの開示等のご請求にあたっては、データ管理者である各学校法人・教育機関へ直接お問い合わせいただくようお願いいたします。

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第１０条　プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、社会情勢の変化、またはサービス内容の変更等に応じて、本ポリシーを予告なく変更することがあります。変更後のプライバシーポリシーは、当社ウェブサイトまたは本サービス上に掲載した時点から効力を生じるものとします。

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第１１条　お問い合わせ窓口

当社の個人情報の取扱いおよび本ポリシーに関するお問い合わせ、開示等のご請求につきましては、以下の窓口までご連絡ください。

社名: 株式会社票簿会計センター

部署: 個人情報保護管理窓口 / 糸山　敏郎

住所: 福岡県福岡市中央区大名２丁目６−５０ 福岡大名ガーデンシティ 10F

メールアドレス: newtion@hyoubo.com

電話番号: 092-718-0811（受付時間：平日 9:00〜17:00）